AUTOMATISK OG SELVBETJENT

PERSONVERN

Reduser kostnader og ressursbruk med et automatisert personvernverktøy og en selvbetjent innsynsløsning som tar virksomheten gjennom hele personvernløypa.

 

Med Sureway har dere oversikt og kontroll på alle personopplysninger dere behandler og en løsning som gir kunder og borgere informasjonen og innsynet de har krav på. Vi vet at håndtering av personvern er et samarbeid mellom flere enheter i organisasjonen, og ofte et samspill mellom personvernombudet og IT-/sikkerhetssjefen. Derfor har vi utviklet en løsning som gjør det raskt og enkelt å få personvernprogrammet på beina, samtidig som den er effektiv å vedlikeholde, oppdatere og skalere. Fordi vi vet at personvernarbeidet er en kontinuerlig prosess.

AUTOMATISERER DET SOM GJØRES MANUELT I ANDRE LØSNINGER 

I Sureway løses personvernet som datafangst framfor dokumentasjon i og med at relevante opplysninger i behandlingsprotokollene gjøres om til strukturerte data som gjenbrukes i øvrige funksjoner. Dette gjør vår løsning datadrevet og operasjonell, helt fra begynnelse til slutt. Vi vet at det er mange oppgaver og krav å holde rede på i personvernarbeidet. Vårt mål er å automatisere, effektivisere og forenkle prosessen så mye som mulig.  Med andre ord, hvis du har gjort det nødvendige arbeidet én gang, sørger løsningen for at dette kan gjenbrukes senere i prosessen. Slik at du sparer tid og ressurser. 

Fra våre smarte protokoller får du automatisk:

  • Detaljert systemoversikt
    Oversikten viser hvilke personopplysninger som brukes i hvilke behandlinger og i hvilke systemer de ligger. På samme sted finner du også hvem som er systemeier og tilhørende databehandleravtaler med varsler om utløpsfrister m.m.

  • Risiko- og sikkerhetsvurderinger
    Fra systemoversikten kan du enkelt gjøre en vurdering for hver behandling, hvert enkelt system eller selv definere hvilke typer behandlinger/systemer som har større risiko enn andre og dermed gjøre særskilte vurderinger for disse, eksempelvis «Skyløsninger som behandler sensitive data». Du kan selv velge omfanget og detaljnivået for din sikkerhetsvurdering. Sureway gir deg en dynamisk sjekkliste for vurdering av teknisk og organisatorisk sikkerhet. Du kan tilpasse denne eller selv legge til nye sjekklister.

  • Publisering av personvernerklæringer 
    Fra protokollene kan du med ett klikk publisere en personvernerklæring for hver behandlingsaktivitet. Disse presenteres så på en webside med mulighet for filtrering, sammen med den generelle personvernerklæringen. På denne måten etterlever dere loven som krever at dataansvarlig informerer detaljert om hvilke personopplysninger som benyttes i hver særskilt behandling – uten ekstraarbeid. 

  • Personverninstrukser
    Hver behandling/protokoll lages automatisk om til en personverninstruks som dere kan distribuere til ansatte, uten at de trenger tilgang til programvaren i det hele tatt. Ved å effektivt informere og involvere de ansatte, sikrer dere et gjennomgående personvern i hele organisasjonen. 

  • E-læring
    Protokollene gjøres automatisk om til korte e-læringskurs med spørsmål som kan formidles til alle ansatte. I e-læringsmodulen kan dere også ta i bruk generelle kurs i personvern, i tillegg til å lage andre kurs dere har behov for. Alt blir dokumentert, med oversikt over gjennomføringsgrad i organisasjonen. 

  • Selvbetjent innsynsløsning
    Fra  personvernerklæringssiden kan den registrerte be om ytterligere innsyn dersom vedkommende ønsker dette. Med våre smarte protokoller vet vi allerede hvilke personoppysninger som brukes i hvilke behandlinger og i hvilke system disse foreligger. Dette gjør at vi kan benytte denne strukturen til å presentere en innsynsfunksjon der brukeren selv velger hva de spesifikt ønsker innsyn i. Dette begrenser innsyn som omfatter alt, siden tidenes morgen – noe som også reduserer håndteringsarbeidet for dere som dataansvarlig.
    I Sureway får dere oversikt over alle forespørslene, inkludert opplysninger om hvilke systemer som omfattes. Dere kan dermed effektivt besvare alle henvendelser direkte i programvaren.

  • Søkefunksjon
    Alt i Sureway er søkbart. Dette betyr at du kjapt kan søke deg fram til f.eks. hvilke behandlinger som deler opplysninger med andre aktører, hvilke systemer som inneholder sensitiv informasjon etc.

Sureway skal effektivisere personvernarbeidet. Vi har bevisst valgt å operere med strukturerte data fordi vi da kan gjenbruke informasjonen til å spare våre kunder for verdifull tid.

Dersom dere har protokollene utarbeidet i Excel (eller andre formater eller programvarer), kan dette enkelt lastes inn i Sureway og konverteres til strukturerte data, slik at dere deretter kan dra nytte av resten av den gjennomgående automatiseringen vår løsning tilbyr!

STORE BESPARELSER

Vi vet at arbeidet med behandlingsprotokoller er tidkrevende. Derfor har vi sammen med kundene våre utviklet et protokollbibliotek med over 400 behandlingsprotokoller. Disse kan dere selv tilpasse slik dere vil. Det er rett og slett mye mer effektivt å endre og legge til informasjon på en eksisterende mal enn det er å starte fra scratch. Erfaringsmessig er det også veldig nyttig å se hva andre har gjort fordi man da blir klar over ting som man kanskje ikke var oppmerksom på. 
 

Loven krever at det tilrettelegges for innsyn. Håndtering av innsynet kan derimot være svært ressurskrevende. Bare én forespørsel der den registrerte ber om innsyn i alt dere har om vedkommende kan ta uker å håndtere. Sureways selvbetjente innsynsløsning forsikrer dere mot virksomhetens ønsker om å stadig digitalisere og bli mer datadrevne. Innsynsløsningen begrenser hva borgerne/kundene ber om innsyn i. Når innsynet først kommer, reduserer dere håndteringstiden betraktelig. Faktisk så vil dere ha dekt kostnaden med Sureway ved ett innsyn! 

EN KOSTNADSEFFEKTIV OG GJENNOMGÅENDE LØSNING

Personvern gjelder alle virksomheter, og målet med hele forordningen er at man skal ha kontroll i eget hus samtidig som mannen i gata skal få bedre innsyn i og kontroll over egne personopplysninger. Personvern gjelder altså oss alle. Derfor mener Sureway at det er viktig å tilby en løsning som gjør det kostnadseffektivt for virksomhetene å etterleve krav og plikter samtidig som de kan være åpne og serviceorienterte overfor borgere og kunder. For den dataansvarlige er også den registrerte i en eller annen setting... 

 
 
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Instagram

©2020 by Sureway
Personvern