Løsninger

Kontakt oss

Whatif AS og Sureway AS

Seljestadveien 30

9408 Harstad, Noway

Tel: 95216433

E-post: support@whatif.as

Følg oss

  • Facebook - Hvit Circle
  • Facebook - Hvit Circle
  • Linkedin - Hvit Circle
  • Linkedin - Hvit Circle

Sureway

Whatif

Sureway 

Whatif

© 2019 by Whatif AS, Sureway AS og Wramble AS.

En moderne arkivplan i samsvar med personvernlovgivningen

Arkivia er en moderne arkivplan som gir saksbehandlere konkrete retningslinjer for hva som skal arkiveres og hva som skal kasseres jamfør både Riksarkivarens forskrift og personvernlovgivningen.

Arkivia benyttes til risikovurderinger og avviksbehandling, samt til publisering av arkivregler til befolkningen. Arkivia fungerer på samme måte som Sureway (Personvernappen).

Arkivoversikt.png

Oversikt over alle

arkiv

I Arkivia legger du enkelt inn hver arkivserie og nøkkelinformasjon om hvem som er ansvarlig og hvem som er involvert, kilder etc. Du kan sammenligne hver arkivserie med en behandling innen personvern.

non-conformity.jpg

Avviksbehandling

Arkivia har en modul for avviksbehandling slik at du kan samle alle arkivavvik på ett sted, linket opp mot arkivserier etc

Søk.png

Søk opp alt

Alt som legges inn i Arkivia blir til strukturerte data som er søkbare, og vi har en egen søkemotor der du kan søke opp hvem som er ansvarlig for hva, hvor saker arkiveres etc.

arkivverdig.png

Regler for bevaring og kassasjon

For hvert arkiv angir du hva som skal bevares og kasseres, samt andre retningslinjer som gjelder for arkivet. Reglene publiseres til saksbehandlere. Du kan sammenligne reglene med protokollen personvernet. Les mer om personvern og arkiv nedenfor.

placeit (13).png

Informasjon til borgere

Ut fra reglene kan du publisere en egen weblink med informasjon om hva som kasseres og hva som bevares for ettertiden, samt hvilke behandlingsgrunnlag som gir anledning til arkiveringen.

Image by Glenn Carstens-Peters

Kan kobles til selve arkivet

Teknologien i Arkivia fungerer slik at det er mulig å koble reglene dere utarbeider for bevaring og kassasjon til arkivene slik at disse kan utføre automatisk kassasjon.

Risiko.png

Sikkerhet og risikovurdering

For hver arkivserie (eller flere samlet) gjør du en enkel risikovurdering for å sjekke om alt som skal arkiveres blir arkivert og om opplysningene ivaretas på en sikker måte. Risikovurderingen er lik den som gjøres innen personvern.

kampanjen Pitch

Avtaler med leverandører

I Arkivia kan du legge inn avtaler med leverandører som har arkivkjerne for å ha alt på ett sted. Du kan sammenligne avtalene med databehandleravtaler innen personvern.

Dashb1.png

Sammen med Sureway

Arkivia er utviklet på lesten til Sureway (tidligere Personvernappen). Arkivia og Sureway utgjør til sammen en komplett arkiv- og personvernsystem for virksomheten. 

Om kassasjon og personvern

Personvernlovgivningen gir hvert land anledning til å gi regler for arkivering av personopplysninger utover det som er beskrevet i lovgivningen. Riksarkivarens forskrift §7 beskriver hva som minimum skal arkiveres i stat og kommune. Utover dette kan statlige organisasjoner selv vurdere om det skal arkiveres mer enn det som er lovpålagt.

For å bevare mer enn det som er angitt i forskriften må det begrunnes med at «arkivmål er i allmennhetens interesse». Det kan eksempelvis være statistiske eller forskningsformål. Ut over dette må virksomheten begrunne arkivering av personopplysninger iht. personvernlovgivningens paragrafer om behandlingsgrunnlag (§6 og §9).

Hørtes dette komplisert ut? Fortvil ikke.

I Arkivia har vi løst knuten ved å liste opp hva som SKAL arkiveres i kommune og stat i henhold til riksarkivarens forskrift, det som BØR arkiveres i henhold til allmennhetens interesse og det som KAN arkiveres med begrunnelse i personvernlovgivningen. I Arkivia velger du selv hvilken begrunnelse som passer – eller du kan angi at noe ikke skal arkiveres, men kasseres.

Når din virksomhet arkiverer opplysninger skal alle som omfattes informeres om hvilke opplysninger som er arkivert og hvilket behandlingsgrunnlag som er benyttet. Arkivia løser dette enkelt ved at du får en weblink som inneholder all informasjonen. Weblinken kan du for eksempel publisere på virksomhetens webside.

Fra annet system til Arkivia?

Dersom dere benytter annen løsning for arkivplan i dag kan vi enkelt overføre eller ta med det som dere allerede har utført, slik at dette kommer til nytte også i Arkivia. Vi kan bistå dere med dette slik at dere kan jobbe videre på egenhånd, så som med bestemmelse av hva som skal kasseres med begrunnelse, risikovurderinger og publisering til kunder og borgere.